Integrify 従業員オンボーディング自動化ユーザーガイド

オンボーディングプロセスは、従業員と新しい会社の関係の基調を決定します。プロセスがばらばらで整理されていない場合、従業員は会社が自分の幸福にどれだけ熱心に取り組んでいるのか、ましてや継続的な成長と育成にどれだけ熱心に取り組んでいるのか疑問に思うようになります。あなたもおそらく、不十分なオンボーディングプロセスを経験したことがあるでしょう。最初の数日間はどんな感じでしたか? 途方に暮れた? 評価されなかった? 準備ができていなかった? 「自分は一体何に巻き込まれてしまったのだろう?」と思ったことがあるかもしれません。

また、不十分なオンボーディングが会社に与える影響についても考えてみましょう。適切なオンボーディングは、士気の向上 (およびそれに伴う生産性の向上) に加え、従業員と上司の両方が最初の 37 週間に無駄にする時間を削減できます。IDC の報告によると、新入社員が自分の仕事を理解していないために、雇用主は毎年 37 億ドルの損失を被っています (「10,000 億ドル: 従業員の誤解のコストの計算」を参照)。他のレポートでは、不十分なオンボーディングプログラム (またはプログラムの欠如) により、個々の企業が毎年 XNUMX 万ドルの損失を被っていることが示されています。

言うまでもなく、従業員オンボーディングプログラムは、組織の従業員満足度と従業員維持の目標にとって非常に重要です。

オンボーディングプロセスの計画

オンボーディングは初日が始まる前に始まります。従業員が入社する前にやらなければならないこと、そしてそれがどのくらい早くやらなければならないかを考えてください。ブレインストーミング中に考えすぎて、後でリストを短くする方がよいでしょう。各イベント/リクエストには通常どのくらいの時間がかかりますか? 日付をずらして余裕を持たせてください。この記事の後半で、考え始めるのに役立つアイデアをいくつか紹介します。また、オンボーディングプランのすべての要素を自動化できるわけではありませんし、自動化すべきでもありません。ただし、この時点では、プロセス内のすべてのタスク、タッチポイント、リソース、責任についてよく考えておくのが最善です。

ほとんどの人は、自分のマネージャーがオンボーディングプロセスの「顔」になることを望んでいます。実際、すべての採用マネージャーはオンボーディングプロセスについて十分なトレーニングを受け、標準化されたオンボーディングプランを提供する必要があります。

「私はオンボーディングは芸術だと心から信じています。新入社員はそれぞれ、達成し成功する可能性を持っています。不十分なオンボーディングによって新入社員のエネルギーを失わせることは、機会損失です。」 - エンゲージ：BDR 人事部長、サラ・ウェッツェル

これらの計画には、目標、期待、職務などのテンプレートから、新しいチームに統合される間に従業員とどのように行動するかまで、あらゆるものを含めることができます。たとえば、出席して対応できるようにする、チームのランチや紹介を円滑にするなどです。

計画に含める情報のアイデア:

従業員が初日に勤務する前に、オンラインで処理し、完了させておくことができる書類はどれくらいありますか?

従業員がシステムに関する完全なトレーニングを補足するために使用するシステムのクイックリファレンスガイド。
職場の地図と主要な場所（コピー機、プリンター、カフェテリア、部門、トイレ/ドアコードなど）

電話システムの主な機能。驚くことではないかもしれませんが、ほとんどの従業員は電話を適切に転送する方法を知りません (ランダムに誰かに聞いてみてください)。
バディを割り当てる – 一般的な質問をする同僚を割り当てる

2週間の「通知」期間中は定期的に連絡を取り合うこと。これは、人々が新しい選択に疑問を抱いており、歓迎されている/求められていると感じる必要があるときです。
会社のブランドへの共感を高めるために、会社の備品が入った「ウェルカムパッケージ」を提供します。

オンボーディングの自動化

リクエストプロセスの自動化 新入社員のオンボーディング ますます手頃な価格で実用的になってきています。カスタマイズされたポータルとワークフローを構築して、リクエスト/情報の取り込み (フォーム) と、その後の組織内での情報のルーティングを処理できます。ポータルは、プロセスのどの部分を処理するかに応じて、新入社員のマネージャー、従業員自身、または HR によって活用できます。

通常、オンボーディングプロセスの一部であるリクエスト (ハードウェア、ネットワークアクセス、給付フォーム、家具など) は、オンラインで開始できるようになり、IT、財務、施設、その他の部門は、書類、電話、電子メール/インスタントメッセージのやり取りに頼るのではなく、自動的に通知と承認を受け取ることができます。

「オンボーディングや学習などのサービスをパーソナライズすることで、従業員のエクスペリエンスと幸福度を向上させるために分析がますます利用されるようになっています。」 - IBM の People Analytics のグローバルディレクター、David Green 氏。

さらに、新入社員にオンラインポータルを提供することで、プロセスのステータスを追跡し、リクエストがいつ満たされるかを常に把握できる一元的な場所が提供されます。このタイプのリクエストポータルは、新入社員にとって会社への窓口となり、新入社員が新しい会社に慣れる際に一貫性と安定性を促進します。

自動化できる可能性のあるオンボーディングプロセス

採用前

求人応募フォーム
採用および応募プロセス
内部紹介
インターview フィードバックと追跡
オファーの追跡
身元調査
セキュリティバッジのリクエスト
名刺注文

レンタル中

新入社員情報収集
IT セットアップフォーム (ハードウェア、ソフトウェア、ネットワークアクセス)
政策/ミッションに関するview および承認

採用後

オンボーディングプロセスの調査
従業員情報の変更
人事措置
ハードウェアとソフトウェアのリクエスト
休暇申請
経費および出張の申請
パフォーマンスについてviewと謝辞
目標の追跡
同僚やチームの表彰と賞

新規採用自動化Example

オンボーディングプロセスをどの程度自動化するかは、もちろん、完全にあなたの
組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。たとえば、マネージャーが採用候補者を選定した時点から、その候補者が承認され、適切なテクノロジーを受け取って仕事を開始するまでの新規採用プロセスを自動化したいとします。これは、次のような非常にシンプルなワークフローです。ampこれまで非常に手作業が多かったプロセスを管理するために、ワークフロー自動化ソリューションをどのように設定できるかを説明します。

次のページでは、完了すべき一連のタスクとして、説明したプロセス全体が表示されます。オンラインで入力する必要があるフォームがいくつかあり、承認を行う必要があり、システム内で確認する必要があるアクションもいくつかあります。

ワークフロー自動化システムは、次のツールを提供します。

必要に応じてプロセスをレイアウトします。
必要なフォームを作成します。
必要なアラートとリマインダーを設定します。
適切なレポートと追跡を設定します。

オンボーディングを自動化する際のヒント

これらのヒントは、新入社員のオンボーディングプロセスに関するものです。多くのスタッフが関与する可能性があり、新入社員のためにプロセスを迅速かつ正確に進めたいと考えています。

オンラインフォーム

オンライン従業員フォームに既知の情報を事前に入力します。従業員に再入力を強いることはありません。

1 つのフォームに質問が多すぎると、新入社員が圧倒されてしまいます。必要に応じて質問を分割してください。
部門、レベルなどに基づいて項目を事前チェックすることを検討してください。たとえば、すべての営業担当者に携帯電話を配布し、すべてのマーケティングスタッフにマーケティングソフトウェアへのアクセス権を付与するなどです。

不安を軽減するために長いフォームを複数のページに分割し、プロセスのどの段階にあるかを明確に説明します。

プロセス

社内プロセスの期待事項を周知します。スタッフがオンボーディングタスクを一定の時間内に完了することが求められている場合は、必ずそのことを伝えます。
連絡先リストを最新の状態に保ってください。新入社員は多くの質問をするので、必要なことに関して適切な担当者に問い合わせるようにしてください。
従業員に対して、オンボーディングに関連するすべてのタスクと、そのプロセスのどこまで進んでいるかを示す視覚的な表現を提供します。
可能な限り、特定の個人ではなく、グループの承認/タスクを使用します。これにより、誰かが対応可能になります。
他のアプリケーション/システムへの統合を事前に計画します。
プロセスは流動的であることを忘れないでください。パフォーマンスに基づいて継続的に改善してください。
プライバシーとセキュリティについて事前に考えてください。特定の人だけに公開する必要がある情報は何でしょうか?
社会保障番号、パスワード、運転免許証番号などを暗号化して保存します。
役割ベースのセキュリティレベルを使用して、特定の情報が適切なユーザーのみに提供されるようにします。

オフボーディング

最後に考慮すべき点は、オンボーディングプロセスの反対側です。従業員が解雇されたらどうなるでしょうか? 多くの組織では、従業員のオフボーディング、つまり「解雇手続き」を、電子メール、電話、プライベートな会話などの緩い手動プロセスで処理しています。

ここで、次の（実際の）シナリオを考えてみましょう。

大手出版社のコンピュータ技術者が、解雇の報復として、出版社のネットワークサーバーのいくつかを故意にクラッシュさせた。サーバー上のすべての情報は永久に消去され、復元することができなかった。出版社はニューヨークオフィスを 100,000 日間閉鎖せざるを得なくなり、XNUMX 万ドルを超える損失を被った。
解雇された直後、建設会社の元事務員が誰にも言わずに会社のログインとパスワードを変更した。これにより、解雇された従業員は建設会社の webサイトと電子メールシステム。
大手自動車メーカーの契約社員が解雇され、その日の夕方にその社員がネットワークにログインし、サプライヤーを中傷した。 web当該従業員は、同社のウェブサイトにログインし、企業秘密を盗んだ。実際、当該従業員は翌日の午前6時半頃までログインしていた。

もちろん、これらはすべて最悪のシナリオですが、オフボーディングの管理が不十分なだけで
ビジネスに重大な混乱と経済的損失を引き起こす可能性のある手順。

実際、サーベンス・オクスリー法では、「解雇された従業員のアクセス権は速やかに削除されるべきである。従業員の解雇についてアカウント管理者に適時に通知されるようなプロセスが存在するべきである」と規定されています。

しかし、従業員を適切に退職させないことのリスクが高まっているにもかかわらず、調査によると、多くの組織がプロセスにギャップを残していることがわかっています。

セキュリティ会社サイバーアークの調査によると、「情報技術労働者の88％は、解雇された場合、機密データを持ち去るか、会社のパスワードを持ち逃げするだろう」という。

別の調査では、「回答者の13%以上が、以前の資格情報を使用して以前の雇用主のシステムにアクセスできる」と回答しています。驚くべき割合です。tag2 つ以上の元雇用主のシステムにアクセスできるようになります。」

これまでは、手動のオフボーディングプロセスのセキュリティリスクについてのみ説明してきましたが、こうした種類のセキュリティ侵害は、企業が軽減する必要がある最も明白なリスクにすぎません。オフボーディングプロセスには、過失を防ぎ、ポリシーの一貫性を確保するために、自動化プロセスの一部にする必要がある部分が他にもたくさんあります。

業績評価、懲戒処分フォーム、出勤表などが整っていることを確認します。

すべての場所で準拠手順が遵守され、文書化されていることを確認することで、潜在的な訴訟を回避します。
アクセスカードの廃止。
会社の財産の識別と返却。
ローカル、ネットワーク、クラウドベースへのアクセスを提供する file元従業員の上司の個人情報と電子メール。
書類の受領確認（秘密保持など）
出口インターを実施view またはアンケート。
保険継続（COBRA）、退職金の引き出し、その他の給付金に関する情報が話し合われたことを確認します。

関係者への通知（IT、財務、リーダーシップなど）
元従業員または会社自身が訴訟を起こすことを決定した場合に備えて、特定の技術リソース、データ、およびログを保持します。
解雇された従業員が退職日以降に賃金や給付金を受け取らないようにします。

人事スタッフが現場にいなくてオフボーディングプロセスを監督できない業界では、自動化された方法でオフボーディングプロセスを管理することがさらに重要になります。たとえば、複数のオフィスがあるが、人事チームは中央にある企業などです。多くの場合、プロセスは退職するマネージャーまたはオフィスマネージャーに完全に任されていますが、彼らは人事担当者が現場にいる場合ほどプロセスに精通していないか、不適切なオフボーディングのリスクに敏感ではありません。結局のところ、自動化されたオフボーディングプロセスの利点は数多くあり、思慮深く自動化されたオンボーディングプロセスと組み合わせることで、従業員のライフサイクルの一貫性、正確性、コンプライアンスを確保できます。

Integrifyについて

私たちの使命

Integrify は、2001 年以上にわたり、リクエストおよびワークフロー管理のリーダーとして活躍してきました。XNUMX 年にシカゴに本社を構えて設立された当社は、お客様を念頭に置いたソフトウェアの作成で定評があります。ユーザーはシンプルさと統合性を重視しています。それが常に当社の製品の焦点でした。迅速な配布、幅広い拡張性、高い ROI は、当社が常に達成している目標であり、さらに高い基準を設定しています。

私たちの仕事は、お客様がより効率的に、より多くのことを行えるように支援することで、お客様の成功を確実にすることだと考えています。私たちは、使いやすく導入しやすい魅力的なソリューションを提供するために、常に革新を続けています。私たちは、お客様と協力して、現状を打破し、組織の生産性を高めるソリューションを構築できると信じています。

Integrify自動化プラットフォームAdvantage

承認サイクルを短縮し、処理エラーを最小限に抑え、ビジネスプロセスを合理化することで、コストが削減され、従業員の生産性が向上します。
直感的な Webベースのインターフェースにより、学習曲線が短縮され、管理機能が企業内のあらゆる領域に拡張されます。
システムの使用には最小限のトレーニングしか必要ないため、従業員はすぐにプロセスの使用を開始でき、ビジネスアナリストはプログラミングやデータベースシステムを理解していなくてもビジネスプロセスを迅速に展開および変更できます。

Integrify は既存のシステムを活用し、その範囲を拡大して、エラーのないデータ収集、追跡、レポート、可視性を提供します。
Integrify は、部門レベルまたは企業レベルでさまざまな種類のワークフロープロセスを処理でき、人事、IT、財務、または企業内のその他の領域でのリクエストと承認を管理します。

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